Weil gute Events mehr brauchen als schöne Ideen.
Ich übernehme, wenn intern die Kapazität oder das Know-how fehlt — von der Planung bis zum letzten Applaus. Strukturiert. Präsent. Verlässlich.
Du planst Events - ich mache sie möglich.
Genau hier kippen viele Events. Die Ideen sind toll, aber die Umsetzung hakt. Ich unterstütze genau hier.
Für wen ich arbeite
Unternehmen mit internen oder externen Veranstaltungen (Konferenzen, Markenevents, Mitarbeiterevents)
Agenturen mit hoher Auslastung, die zuverlässige Verstärkung brauchen
Projektteams, die operative Event-Expertise kurzfristig einbinden möchten
Kunden, die am Eventtag einen ruhigen Kopf behalten wollen – weil ich den Überblick behalte
Unternehmen mit Premium-Anspruch und Gästen, die Qualität erwarten
So unterstütze ich dich.
Projektstruktur & Planung
Ich bringe Klarheit in komplexe Projekte – bevor der erste Gast eintrifft.
Detaillierte Projektpläne und Timelines erstellen
Einsatz- und Ablaufplanung entwickeln
Aufgabenverteilung im Team strukturieren
Saubere Vorbereitung bis ins letzte Detail
Briefing-Unterlagen für Dienstleister und Crew
Du weißt endlich, wo das Projekt steht – und schläfst wieder besser.
Kommunikation & Steuerung
Ich halte alle Fäden zusammen – damit du nicht alles selbst koordinieren musst.
Anfragen und Briefing aller Dienstleister und Gewerke
Koordination aller Beteiligten
Ablaufsteuerung und Timing sicherstellen
Schnittstellenkommunikation zwischen Kunde, Agentur und Gewerken
Teams, Crew und Volunteers führen und einweisen
Du wirst nicht mehr von allen Seiten gleichzeitig angerufen – und kannst dich wieder deinen eigentlichen Aufgaben widmen.
Umsetzung am Eventtag
Wenn es zählt, braucht es Ruhe und Überblick. Beides bringe ich mit.
Ansprechperson vor Ort für alle und alles
Auf- und Abbaukoordination
Schnelle, pragmatische Lösungen bei Problemen
Gästebetreuung auf Premium-Niveau
Entlastung für Team und Kunde
Du bist präsent, entspannt und ansprechbar – weil du weißt, dass der Rücken frei ist.
Ich arbeite nicht wie eine klassische Eventagentur. Ich bin deine externe Projektstruktur für Events.
Das bedeutet:
ich denke mich schnell in komplexe Projekte ein
ich bringe Ordnung in bestehende Strukturen
ich halte alle Fäden zusammen, damit nichts verloren geht
Besonders wertvoll ist das für Unternehmen, die Events intern organisieren, aber keine internen Kapazitäten für Projektmanagement haben und die saubere Umsetzung haben.
Über mich
Ich bin Lena – externe Eventmanagerin mit Wurzeln im Tourismus.
Ich habe in den letzten Jahren zahlreiche Events begleitet und immer wieder gesehen: Nicht die Idee ist das Problem, sondern die fehlende Struktur. Genau da komme ich rein.
Mein Studium im Tourismusmanagement und meine Jahre als Reiseleiterin haben mich früh in Situationen gebracht, in denen Improvisieren keine Option war – sondern Alltag. Mit über 200 Events und Reisen in 20 Ländern habe ich gelernt, was es bedeutet, Verantwortung zu tragen: für Menschen, Abläufe und Ergebnisse.
Seit 6 Jahren bin ich selbstständig, in Stuttgart ansässig und dort unterwegs, wo meine Projekte mich hinführen. Ich denke Events konsequent aus Gästeperspektive, arbeite fließend auf Englisch und bin internationale Kontexte gewohnt.
Wenn ich nicht gerade Events plane, bin ich mit Van und Zelt unterwegs, meine Lieblingsländer: Slowenien und Neuseeland. Die Leidenschaft für das Unplanbare begleitet mich – beruflich wie privat.
Was mich auszeichnet:
Lebendigkeit & voller Fokus
Wenn ich bei einem Projekt bin, dann ganz. Ich bringe Energie, Präsenz und Leidenschaft in jedes Event.
Anpacken statt Abwarten
Ich erkenne, was zu tun ist – und tue es.
Internationale Erfahrung & Serviceverständnis
Durch meine Erfahrung bei der Porsche Travel Experience, namhaften Agenturen und in der internationalen Reiseleitung weiß ich, was Premium bedeutet.
Ausgeglichenheit, die ansteckt
Ich strahle Ruhe aus – auch wenn es hinter den Kulissen brennt. Kunden, Gäste und Teams erleben mich als ruhigen Anker.
Verlässlichkeit als Versprechen
Was ich sage, das mache ich. Langfristige Kundenbeziehungen zeigen: Vertrauen entsteht durch Zuverlässigkeit.
Kundenstimmen
“Wir suchten nach einer Partnerin, die komplexe und anspruchsvolle Multi-Location Events, wie das unsere, denken, verstehen und eigenständig organisieren kann.
Lena Welz ist eine Bereicherung für jedes Event-Team, weil sie jederzeit den Überblick behält und dabei immer gelassen bleibt - auch wenn es hektisch wird. Ihre Erfahrung aus sehr hochklassigen Spezialevents bringen jedes Team weiter. Das zeigt sich auch in ihrer strukturierten Vorgehensweise.
Ich kann die Zusammenarbeit mit Lena wärmstens empfehlen. Wenn Sie in unserem Team ist, bin ich beruhigt.”
— Kai-Eric Ströbel, Gründer Futuromundo
“Wir arbeiten seit rund fünf Jahren mit Lena zusammen und schätzen sie als feste Größe in unserem Team. Mit ihrer offenen Art gewinnt sie schnell das Vertrauen von Gruppen und bringt Menschen zusammen. Ob bei Azubi-Events, Outdoor- oder Teamtrainings – Lena ist flexibel, übernimmt Verantwortung und bleibt auch in herausfordernden Situationen ruhig. Besonders ihre Stärke in der Reflexionsarbeit macht sie für viele Formate unverzichtbar. Sie behält stets den Überblick und bringt gleichzeitig eine angenehme Leichtigkeit mit. Für uns ist sie eine echte Bereicherung bei jedem Einsatz.
— Thomas Keller, die Schrittmacher
„Im Rahmen der AMG Experience habe ich Lena als Projektleiterin erlebt – und war beeindruckt. Sie hat einzelne Projekte vor Ort eigenständig gesteuert, den Überblick behalten und sich mit ihrer offenen, herzlichen Art blitzschnell in neue Strukturen eingefunden. Ihr Gespür für Teams macht sie zu einer wertvollen Kraft in jedem Event-Umfeld. Ich würde jederzeit wieder mit ihr zusammenarbeiten – absolute Empfehlung."
— Alexandra Reuter, Ehemalige Teamleitung, Brand Experience Agentur
„Mit Lena zusammenzuarbeiten ist eine Freude. Bei der Porsche Travel Experience erlebe ich bei jedem Event, wie professionell und souverän sie agiert – immer direkt im Geschehen, mit den Gästen. Im Umgang mit einem besonders anspruchsvollen Publikum ist sie in ihrem Element: diskret, aufmerksam und immer auf den Punkt. Sie versteht es, die hohen Erwartungen dieses exklusiven Formats nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen – und sorgt dafür, dass jedes Detail auf höchstem Niveau erlebbar wird. Eine absolute Bereicherung im Team."
— Kollege, Reiseleitung Porsche Travel Experience
Antworten auf deine Fragen
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Die meisten Freelancer im Eventbereich brauchen Zeit, um sich einzuarbeiten. Ich nicht – ich kenne Agenturlogik, Inhouse-Strukturen und Premium-Kundenerwartungen aus eigener Erfahrung. Du sparst dir das Briefing von null und kannst mir direkt Verantwortung übergeben.
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Ja – ich integriere mich schnell in bestehende Strukturen und Teams. Durch meine Erfahrung mit wechselnden Crews finde ich mich zügig ein und arbeite effizient mit allen Beteiligten zusammen.
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Je früher, desto besser – aber ich kann auch kurzfristig einsteigen. Gerade für die operative Umsetzung am Eventtag bin ich auch mit kurzer Vorlaufzeit verfügbar.
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Das hängt von Dauer und Intensität der Zusammenarbeit ab. Ich erstelle dir gerne ein individuelles, transparentes Angebot passend zu deinem Projekt.
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Ja. Ich habe Event und Reisen in 20 Ländern umgesetzt. Einsätze im Ausland sind für mich eher die Regel statt die Ausnahme.
Lass uns dein Event planen!
Ich freue mich über deine Anfrage und ein erstes Gespräch.
Email: info@lenawelz-event.de
Tel.: +49176 96682514
